Kilpailukyky vahvemmaksi tehokkaammalla datan käsittelyllä

Yrityksen kilpailukyky koostuu tyypillisesti useammasta eri tekijästä, jotka kaikki on tietysti syytä pitää vain yrityksen omana tietona, liikesalaisuuksina.

Yksi kilpailukyvyn osatekijä on se, miten yrityksen liiketoimintaan liittyvää dataa käsitellään, jalostetaan ja muuten prosessoidaan.

Nykyään datan käsittelyssä hyödynnetään digitaalisia välineitä kuten MS Office -ohjelmistoa eli sovellusohjelmia Word, Excel, Powerpoint, jne.

Monissa yrityksissä em. ohjelmien hyödyntäminen datan prosessoinnissa on kuitenkin edelleen kovin tehotonta, lähinnä “käsin tekemisen” tasolla.

Joissakin yrityksissä asiassa on edetty pidemmälle ja otettu käyttöön myös VBA:n tarjoamat mahdollisuudet. (VBA = MS Office -paketin mukana tuleva ohjelmointiympäristö).

Tällöin näissä yrityksissä on usein päästy datan prosessoinnissa aivan uudelle tasolle. Ja se näkyy myös niiden liiketuloksessa.

Ja mikä mielenkiintoisinta, yrityksen ei tietenkään tarvitse (eikä pidä!) kertoa asiasta julkisuuteen omille kilpailijoilleen. Kysehän on nimenomaan yrityksen liikesalaisuuksien piiriin kuuluvasta asiasta.

Miten VBA:n hyödyntäminen eroaa “käsin tekemisestä”?

Käsin työstämisen sijasta hyödynnetään mahdollisuuksia prosessoida dataa ohjelmallisesti, jolloin prosessin nopeus, tarkkuus ja virheettömyys ovat täysin omaa luokkaansa verrattuna käsin työstämiseen. Tällöin tietysti säästyy aikaa muuhun tekemiseen.

Edelleen, VBA:n ja siihen liitetyn lomakejärjestelmän (User Forms) avulla voidaan luoda sovelluksia tekemään asioita joita ei olisi mahdollista tehdä käsin taloudellisesti kannattavalla tavalla.

Havainnollistetaan asiaa seuraavan esimerkin avulla:

***** ESIMERKKI *****

Tarkastellaan tilannetta missä yrityksellä on tarve yhdistää kahdessa eri Excel-tiedostossa olevat taulukot yhteen ja laatia yhdistetyistä tiedoista raportti luettavaksi pdf-muodossa.

Molemmissa taulukoissa on noin 500 000 riviä ja raporttiin tulee jonkinlainen kooste tiedoista yhdelle tai useammalle sivulle.

Asian hoitamiseksi voidaan luoda ns. käyttöliittymätiedosto. Se on Excel-tiedosto jossa käyttäjä saa eteensä taulukkosivun missä ei ole mitään muuta kuin yksi painike.

Painiketta klikkaamalla käyttäjä käynnistää prosessin ja saa lopuksi valmiin raportin luettavakseen.

Oleellista on huomata, että käyttäjän tehtäväksi on pelkistetty vain prosessin käynnistäminen painiketta klikkaamalla. Mitään muuta ei käyttäjä voi tehdä. Koko prosessi on siten käyttäjän näkökulmasta automatisoitu.

Käynnistyspainikkeen klikkauksen jälkeen tapahtuvat toimet voivat olla hyvinkin työläitä, monimutkaisia ja aikaa vieviä. Käyttäjän ei tarvitse kuitenkaan huolehtia niistä sen enempää. Riittää, että hän klikkaa lomakkeella olevaa painiketta ja käynnistää siten kyseisen prosessin.

Mitä useammin tiedostoissa olevia taulukoita tarvitsee yhdistää raportille, sitä enemmän yrityksen on mahdollista hyötyä sovelluksesta. Yritys hoitaa liiketoimintaansa raportin laatimisen osalta siten mahdollisimman tehokkaasti.

***** ESIMERKKI PÄÄTTYY *****

Mistä voi nähdä olisiko omassa yrityksessä mahdollista hyödyntää VBA:ta?

Ensiksi voit käydä läpi seuraavan luettelon erilaisista ongelmatilanteista:

• Haluat järjestellä riveillä ja sarakkeissa olevia tietoja mutta käsin tehtynä työ ei tunnu mielekkäältä suuren tietomäärän takia.
  
  
• Joudut toistamaan samaa asiaa käsin kymmeniä kertoja tai useammin.
  
  
• Koet alituista tarvetta varmistaa, että jokin toimenpide tulee tehtyä varmasti oikein (esim. tiedon syöttö oikeassa muodossa).
  
  
• Kanssakäyminen ohjelman kanssa tuntuu hankalalta ja haluaisit saada sen sujuvammaksi.
  
  
• Yritykselläsi olisi käyttöä jollekin tietylle "työkalulle" (esimerkiksi tarjouslaskurille), mutta et oikein saa kiinni siitä miten sellainen rakennetaan.
  
  
• Et pääse makrojen "nauhoittamisella" sellaiseen ratkaisuun jota tavoittelet.
  
  
• Haluaisit ratkaista yrityksen toimintaan liittyvän jonkinlaisen järjestelyongelman, mutta et saa Exceliä oikein taipumaan siihen.
  
  
• Lopputulokseen pääsemiseksi joudut käyttämään useampaa Office-ohjelmaa mikä tuntuu hankalalta toteuttaa.
  
  

Seuraavaksi voit lukea lisää VBA:sta ja sen erilaisista käyttötilanteista.

Täältä voit tutustua aitoihin yritysesimerkkeihin VBA:n hyödyntämisestä.

Jos vielä askarruttaa, kannattaa soittaa numeroon 050 337 9941 ja kysyä asiasta nopeaa arviota miltä se ammattilaisen silmin näyttää.