Useimpien Excel-käyttäjien ei tarvitse koskaan murehtia VBA:n käyttöä eikä heillä siihen ole syytäkään. Mutta on hyvä kuitenkin olla tietoinen, että samalla kun hankit esimerkiksi Wordin tai Excelin, tulee sen mukana myös väline nimeltä Visual Basic for Applications, lyhyesti VBA. Siis samalla hinnalla ja heti käyttövalmiina. Kyseisellä välineellä yritys voi toteuttaa monipuolisia omia ratkaisujaan halutessaan tehostaa työskentelyään jonkin Office-pakettiin kuuluvan ohjelman kanssa.
Kun kerran tutustut VBA-työkalun tarjoamiin mahdollisuuksiin, huomaat nopeasti sen tuoman hyödyn yrityksen arkirutiinien kehittämisessä nopeammiksi, sujuvammiksi ja luotettavammiksi.
Soita 050 337 9941 ja kerro tarpeestasi niin katsotaan yhdessä mitä mahdollisuuksia juuri omalla yritykselläsi voisi olla tehokkaampaan datan käsittelyyn.
Seuraavassa otetaan hieman lisää tuntumaa siihen miten VBA liittyy Excelin käyttöön ja muuhun Office-ympäristöön.
Office-paketti sisältää yhtenä osanaan VBA-ohjelmointiympäristön johon pääsee eri sovellusten (Word, Excel, jne...) kautta.
Lyhyesti todettuna, VBA on se työkalu jonka avulla käyttäjän on mahdollista laatia omia ohjelmiaan joilla voi ohjata esim. Excelin toimintaa. Yleensähän käyttäjä alkaa kiinnostua VBA-ohjelmoinnista kohdatessaan jonkinlaisen tarpeen tai halun automatisoida jotain Excelin kanssa suorittamaansa tehtävää.
Esimerkki:
Voit VBA:n avulla laatia ohjelman joka luo, muotoilee ja tulostaa kuukausittaisen myyntiraportin. Ohjelma käynnistyy esimerkiksi painikkeesta painamalla ja sen jälkeen Excel suorittaa joukon erilaisia, ehkä hyvinkin työläitä tehtäviä, ohjelman antamien komentojen mukaisesti. Lopuksi tulostuu viimeistelty ja siisti raportti vaikka pdf-muodossa tutkittavaksi ja lähetettäväksi eteenpäin.
Aineistossa olevan tiedon editoiminen
Toisinaan huomataan, että jossain laajassa dokumentissa on jokin usein toistuva sana tai lause tai luku väärin. Tällöin voidaan tehdä koodi, joka korjaa kaikki esiintymät samalla kertaa halutuiksi ja halutulla muotoilulla.
Säännöllisesti toistuvan tehtävän automatisointi
Erilaiset "tarjouslaskurit" esimerkiksi ovat tyypillisiä työkaluja joilla voidaan nopeuttaa ja helpottaa jatkuvasti toistuvien rutiinien suorittamista. Tällöin tehdään ensin asiakkaaseen liittyvät valinnat ja sen jälkeen yhtä painiketta klikkaamalla saadaan tulokseksi valmis tarjous nopeasti ja virheettömästi.
Tähän ryhmään kuuluvat myös erilaiset myyntihenkilöston provisiolaskurit ymv.
Juuri omaan tarpeeseen räätälöity dialogilomake
Työkirjan käyttöä voidaan usein helpottaa huomattavasti omien räätälöityjen lomakkeiden avulla.
Moneen kertaan toistuvan operaation automatisointi
Jos huomataan, että vaikka 120 eri Excel-työkirjaan tarvitsisi tehdä sama muutos jokaiseen, voidaan kirjoittaa ohjelma joka tekee muutoksen kaikkiin työkirjoihin samalla kertaa.
Excel-tiedostojen muokkaaminen
Toisinaan Excel-tiedostoissa säilytetty tieto halutaan "asetella eri tavalla" (esimerkiksi tiedot halutaan syöttää tietokantaan ja siksi ne on ensin valmisteltava sitä varten). Tällainen muokkausoperaatio kannattaa usein tehdä niin, että VBA-koodin avulla muodostetaan tiedostoista ensin uudet muokatut versiot. Niistä tieto on sitten helpommin käsiteltävissä edelleen (esimerkiksi luettavissa sujuvasti tietokantaan).
Räätälöidyn komennon luonti
Kun huomataan, että tehdään toistuvasti sama sarja komentoja, voidaan luoda koodi, joka käynnistyy yhdellä komennolla ja suorittaa halutut komennot halutussa järjestyksessä.
Räätälöidyn työkalupalkin painikkeen luominen
Työkalupalkkeja voidaan räätälöidä omilla painikkeilla, jotka suorittavat itse tehdyn ohjelmakoodin.
Räätälöidyn valikkokomennon luominen
Myös valikkoja voidaan räätälöidä ja käynnistää sitä kautta omia ohjelmakoodeja.
Yrityksen tarpeeseen räätälöidyn käyttöliittymän luonti
Yritykselle on usein suurta hyötyä tarkalleen sen omaan tarpeeseen laaditusta käyttöliittymästä.
Uusien työkirja-funktioiden luonti
Vaikka Excelissä onkin lukuisa määrä valmiita funktioita, voidaan laatia myös omia työkirja-funktioita, joiden avulla esimerkiksi kaavojen käyttöä saadaan yksinkertaistettua. Funktion lisääminen -dialogi (Insert Function) pystyy näyttämään myös omat räätälöidyt funktiot kuten Excelin valmiit funktiotkin.
Tietojen tuominen Exceliin / vieminen Excelistä
VBA:n avulla voidaan esimerkiksi tuoda tietoja Exceliin käsiteltäviksi erityyppisistä tiedostoista, tietokannoista, muista Excel -työkirjoista kuten myös mistä tahansa sovelluksesta, joka tarjoaa yhteyden tietojen välittämiseksi.
Kokonaisen sovelluksen luominen
VBA:n avulla voidaan laatia laajamittainen sovellus omine dialogilomakkeineen, help-järjestelmineen ja muine varusteineen.
Office-ohjelmien 'Automaatio' -ominaisuuden hyödyntäminen
Samassa ohjelmassa voidaan käyttää useampaa Office -sovellusta.
Esimerkiksi, VBA-ohjelman avulla voidaan luoda Excel-kaavio, joka sitten tuodaan mukaan Word-raporttiin. Käyttäjän ei välttämättä tarvitse edes koskaan nähdä, että kyseisiä ohjelmia (Excel ja Word) käytettiin raportin ajossa jossain vaiheessa hyväksi vaan hän näkee ainoastaan lopuksi tulostuvan pdf-muodossa olevan raportin.
VBA:n käyttö itsenäisenä ohjelmointiympäristönä
Esimerkiksi tiedostoja voidaan lukea, editoida ja tallentaa ilman, että mitään varsinaisista sovellusohjelmista (Word, Excel, jne..) koskaan hyödynnetään.
Erilaisten matemaattisten mallien ja niiden ratkaisualgoritmien hyödyntäminen Excel-projekteissa
VBA on ns. korkean tason yleiskäyttöinen ohjelmointikieli joten sillä voidaan ohjelmoida ratkaisualgoritmeja tietokoneella suoritettavaksi. Katso esimerkki täältä
Räätälöityjen add-in -komponenttien laatiminen
Omien ns. add-in -osien luominen on myös mahdollista VBA:n avulla
"Käsin tehden" mahdottomien asioiden toteuttaminen
Edellä on käsitelty lähinnä sellaisten asioiden automatisointia, joita jo muutenkin käyttäjät tekevät koneellaan. Mutta VBA:n käyttöalue ulottuu vielä laajemmalle. Kun esimerkiksi käsitellään suuria tietomääriä, esimerkiksi tiedostoja, joissa on miljoonia rivejä, voidaan VBA:n avulla toteuttaa tehtäviä, jotka eivät olisi "käsin tehden" käytännössä edes mahdollisia.
Katso esimerkki VBA -koodin antamasta tehonlisäyksestä täältä
Voit siis käytännössä automatisoida lähes tulkoon kaikkea mitä Excelin kanssa teetkin. Kirjoitat vain tarvittavat komennot ja sen jälkeen Excel-järjestelmä toimii nöyrästi niiden mukaan.
Tehtävien automatisointi VBA:n avulla antaa vielä seuraavia lisäetuja:
Kun tutustut VBA-kieleen, huomaat nopeasti miten paljon sillä voit tehostaa päivittäisiä arkirutiinejasi.
Ja Sokerina Pohjalla:
Kun sovit yhteistyöstä kanssani, voit keskittää aikasi tarkasti vain niihin asioihin, joista oikeasti on hyötyä omalle liiketoiminnallesi. Mitään ylimääräistä sinun ei tarvitse opetella.