MS Office -ohjelmien välinen vuorovaikutus toteutetaan Automaation avulla

MS Office -ohjelmien käyttäjät ovat tavallisesti tottuneet hyödyntämään kutakin ohjelmista omana, muista erillään olevana sovelluksena. Wordia asiakirjojen ja kirjeiden laadintaan, Exceliä taulukoiden ylläpitoon ja erilaisiin laskentatehtäviin, Outlookia sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen, jne.

Eri sovellusohjelmat on kuitenkin rakennettu niin, että ne tukevat myös 'Automaatio' -nimistä teknologiaa, joka mahdollistaa

• datan eli tietojen siirron eri ohjelmien välillä
  
  
• eri ohjelmien välillä tapahtuvan vuorovaikutuksen datan käsittelyssä

Tarkastellaan seuraavaksi kumpaakin tapausta erikseen mistä niissä on kyse.

Eri ohjelmien välillä tapahtuva tietojen siirto

Esimerkkinä tilanne, missä Excel-tiedostossa olevasta taulukosta muodostetaan kaavio jonka pohjalta halutaan luoda 1) Word-asiakirja jatkokäsittelyyn ja 2) PowerPoint-esitys jossa taulukko ja kaavio ovat omina PowerPoint-objekteinaan. Taulukkoa ja kaaviota ei siis luoda kuvina vaan aitoina Word- ja PowerPoint-objekteina.

VBA mahdollistaa ohjelmiin liittyvän Automaatio-teknologian avulla sen, että koko edellä mainittu prosessi voidaan toteuttaa aina haluttaessa yhdellä komennolla (esimerkiksi painiketta klikkaamalla) ja kyseiset Word- ja PowerPoint-tiedostot syntyvät ja tallentuvat levylle talteen ilman, että käyttäjän tarvitsee erikseen avata kumpaakaan ohjelmista Word ja PowerPoint.

Eri ohjelmien välillä tapahtuva vuorovaikutus datan käsittelyssä

Esimerkkinä tilanne, missä Excel-tiedoston taulukkosivulla olevat tiedot ja muotoilut tallennetaan pdf-tiedostona joka lähetetään sähköpostin liitteenä useampaan osoitteeseen.

Automaatio-teknologia mahdollistaa VBA-ohjelman joka käynnistyttyään luo ja tallentaa pdf-tiedoston ja lähettää sen Outlook-ohjelman välineitä hyödyntäen sähköpostiviestin liitteenä haluttuihin osoitteisiin, ilman että käyttäjän tarvitsisi erikseen avata Outlook-ohjelmaa ja lähettää kutakin viestiä vuorollaan "käsityönä".

Edellä olevat esimerkit kertovat, että tietoja käsiteltäessä haluttuun lopputulokseen pääsemiseksi tarvitaan toisinaan useampaa kuin vain yhtä MS Office -ohjelmista. Tällöin Automaatio-teknologian hyödyntäminen tekee mahdolliseksi luoda juuri omaan tarpeeseesi täysin räätälöity tietojenkäsittelyprosessi, joka on helppo käyttää mutta silti luotettava ja tarvittaessa helposti muunneltavissa.

Kun koet tarvetta Automaation hyödyntämiseen omassa projektissasi niin ota rohkeasti yhteyttä ja soita numeroon 050 337 9941 ja kysy lisää.