Lean-ajattelu toteutettavissa myös Excel-ohjelman käytössä

Aiemmin yrityksellä oli usein mahdollisuus ajatella, että kaikki kustannukset voidaan sisällyttää lopputuotteen hintaan. Asiakkaan osaksi jäi maksaa pyydetty hinta. Tänä päivänä näin ei voi menetellä, koska asiakkaalla on paremmat mahdollisuudet valita. Niinpä yhä useammat yritykset ovat ottaneet käyttöön ns. Lean-ajattelun periaatteet. Niiden noudattamisella yrityksen toiminnoissa pyritään muun muassa kokonaiskustannusten vähentämiseen ja erilaisten läpimenoaikojen lyhentämiseen ja näin synnyttämään lisää arvoa yrityksen asiakkaalle tarjottavaksi.

Puhutaan turhien toimintojen eli hukan vähentämisestä yrityksen toiminnoista. Tällöin tarkastelulla on taipumus kohdistua yrityksen ydinprosesseihin ja toimisto-ohjelmien kanssa noudatetut käytännöt nähdään vähempiarvoisina "aputoimintoina". Lean-ajattelun periaatteita voidaan kuitenkin soveltaa myös Office-ohjelmien käytössä.

Tarkastellaan seuraavan hyvin yksinkertaisen esimerkin avulla, mitä tämä "hukan vähentäminen" voisi tarkoittaa Excel-ohjelman käyttöön sovellettuna. Esimerkissä vertaillaan taulukon käsittelemiseen tarvittavaa aikaa kun taulukkoa käsitellään ensin käsin ja sitten ohjelmakoodin avulla.

Esimerkki VBA:n tuomasta tehonlisäyksestä

Tein testiä varten taulukon joka sisältää lukuja väliltä -100,00 ... 100,00. Taulukossa on tuhat rivia ja saraketta, ts. miljoona lukua. Osa luvuista on positiivisia, osa negatiivisia. Luvut on muodostettu satunnaislukugeneraattorin avulla siten, että etumerkki vaihtelee satunnaisesti.

Oletetaan esimerkiksi, että luvut esittävät joitain rahassa mitattavia arvoja.

Tehtävänä on nyt vaihtaa negatiivisten lukujen tilalle merkki '*'.

Jos tehtävä toteutetaan käsin, niin negatiivisen luvun sisältävät solut on valittava etenemällä solu solulta, koska negatiivisten lukujen esiintymisessä ei ole mitään sääntöä. Tämä on aikaa vievää ja virhealtista.

Itse poimin sadan luvun joukosta negatiiviset 45 sekunnissa. Tällä vauhdilla menisi koko miljoonan luvun läpi käymiseen aikaa 450 000 sekuntia eli 7500 minuuttia eli 125 tuntia. Jos päivässä käytettäisiin 8 tuntia ilman taukoja tekisi se siis yhteensä noin 15,5 päivää. Aikaa kuluisi niin paljon, että käytännössä työhön todennäköisesti ei edes ryhdyttäisi.

Toteutus VBA-koodin avulla

Tehtävä voidaan suorittaa myös käyttäen apuna seuraavaa koodia:

Kun yllä oleva rutiini suoritetaan se muuttaa negatiivisten lukujen tilalle merkin '*':

Aikaa lukujen muuttamiseen kului omalla koneellani 12 sekuntia. Aika tietysti vaihtelee käytettävän tietokoneen mallista ja iästä riippuen, mutta ero "käsin tekemiseen" on kuitenkin aivan oleellinen. Ja lisäksi kone ei jätä yhtä helposti jotain lukua huomaamatta kuin ihminen.

Edelleen, jos tehtävä on toistuva, esimerkiksi lukuja sisältävä taulukko päivittyisi kerran viikossa ja haluttaisiin taas tehdä samat muutokset negatiivisten lukujen kanssa, niin VBA:n tarjoama tehon lisäys on vain sitä suurempi.

Edellä olevasta esimerkistä käy ilmi, että Excel-taulukkoa ja sen sisältöä voidaan siis käsitellä ohjelmallisesti VBA:n avulla paljon tehokkaammin ja nopeammin kuin käsin työstäen. Usein Excel-taulukoiden ja niiden sisältämän datan kanssa käsin työskenneltäessä onkin kyse tilanteesta, missä ihmiset kyllä tekevät kovasti töitä, mutta eivät parhaalla mahdollisella tavalla kun asiaa tarkastellaan kokonaiskustannusten kertymisen kannalta. Työskentelyyn sisältyy siis hukkaa eli vähennettävissä olevaa kustannusta.

VBA on oiva väline hukan vähentämiseen. Sen avulla voidaan mm. tehdä asioita nopeammin ja luotettavammin kuin käsin suoritettuna. Usein vieläpä niin, että tehtävän suorittaminen voidaan antaa asiaan vähemmän tottuneen ihmisen tehtäväksi. Näin hukka vähenee ja kilpailukyky paranee yrityksen toiminnoissa.

Kun haluat lisätietoja, ole hyvä ja soita 050 337 9941 ja kysy lisää!