Makrosta Office-ohjelmien käytön tehostajana

Monelle Office-ohjelmien käyttäjälle makro ja sen "nauhoittaminen" on tavallisesti ensimmäinen kosketus tietokoneen ohjelmointiin. Makrohan on tehtäväsarja, joka voidaan suorittaa yhdellä komennolla ja se voidaan laatia käyttäen esimerkiksi Wordin tai Excelin makronauhoitinta apuna. Näin saadaan usein nopeasti aikaan haluttu yksittäinen automaattinen toiminto.

Tässä menettelyssä on kuitenkin vaaransa. Ensinnäkin, koska koodi muodostetaan yksittäisistä komennoista keräillen, syntyy aloittelijalle helposti väärä kuva nykyaikaisesta ohjelman tekemisestä. Edelleen, koska lähestymiskulma on "yksittäisten käskyjen keräilyä", ei tällä tavalla hahmotu koskaan se voimapotentiaali, mikä nykyaikaisella ohjelman laatimisella todellisuudessa olisi haluttaessa tehostaa Office-ohjelmien käyttöä.

Kun puhutaan VBA-ohjelman hyödyntämisestä toimistoympäristössä, niin silloin on usein kyse esimerkiksi luetteloista joissa on kymmeniä tuhansia rivejä. Riveillä olevien tietojen kanssa tehdään useita erilaisia operaatioita. Asia on todellakin parempi hoitaa toisin kuin lähteä rakentamaan koodia nauhoittimen avulla!

Näin ollen, jos halutaan saada kunnollinen käsitys ohjelman tekemisestä ja ennen kaikkea mitä hyötyjä ja tehoa voidaan sitä kautta saada lisää esimerkiksi Excelin käyttöön, se ei koskaan tule selväksi vain makroja nauhoittamalla! Lähestymiskulma asiaan on yksinkertaisesti väärä.

Lisäksi on hyvä heti huomata, että nauhoittamalla ei ole edes mahdollista saada aikaan kaikkia erittäin tehokkaita ja hyödyllisiä toimintoja, joita voidaan luoda hyvin nopeasti kirjoittamalla "käsin" tarvittavat komennot haluttuun rutiiniin.

Kun haluat selvittää kunnolla, miten hyödynnät nopeasti ja tehokkaasti Office-sovellusohjelmien (Word, Excel, PowerPoint, Access,...) VBA-ohjelmointia yrityksessäsi, ota yhteyttä ja kerro tarpeestasi. Soita 050 337 9941 ja kysy lisää!

Makron ja VBA-koodin suhde

Kun hankit vaikkapa Wordin tai Excelin, tulee sen mukana myös väline nimeltä Visual Basic for Applications, lyhyesti VBA. Siis samalla hinnalla ja heti käyttövalmiina. Sen avulla on mahdollista luoda nykyaikaisia ohjelmia tehostamaan esimerkiksi Excelin käyttöä.

VBA:n avulla toteutetaan ns. toimintosarjoja eli proseduureja, jotka ovat ohjelmakokonaisuuksia joiden sisältämät komennot suoritetaan järjestyksessä alusta loppuun. Tärkeimmät toimintosarjatyypit ovat Sub ja Function. Kun "nauhoitetaan makro", syntyy aina Sub-tyyppinen toimintosarja. On syytä huomata heti, että nauhoittimella ei kuitenkaan ole mahdollista luoda kaikkia Sub-toimintosarjoja, vain osa niistä. Toisin sanoen makronauhoitin on hyvin rajoittunut väline jopa Sub-toimintosarjojen luomisessa. Ja Function-toimintosarjoja sillä ei voi luoda lainkaan. Sama asia kuvana:

Kun tarkastellaan mahdollisuuksia tehostaa Office-ohjelmien käyttöä, niin hyödyllisimmät, tehokkaimmat ja usein jopa yksinkertaisimmat toimintosarjat ovat kuvassa olevan "makro-pallukan" ulkopuolella! Siis alueella, mihin ei ole mahdollista yltää makronauhoittimen avulla. Ja juuri tuolla alueella olevat koodit olisivat usein kaikkein tehokkaimpia ja hyödyllisimpiä omien tehtäviesi helpottamiseksi.

Eikä omien ohjelmien suunnittelu ja hahmottelu tavallisiin arkipäivän tarpeisiin ole välttämättä lainkaan niin vaikeaa ja hankalaa kuin usein kuvitellaan - Lue lisää oman ohjelman suunnittelusta

Onko makronauhoittimella mitään virkaa?

Makronauhoittimella on oma roolinsa VBA-koodien luomisessa. Ensinnäkin sen avulla on usein nopeasti selvitettävissä, miten tietty, esimerkiksi yksittäisen solun muotoiluun liittyvä käsky on tarkalleen kirjoitettava jotta järjestelmä ymmärtäisi sen oikein. Edelleen, hyvin yksinkertaisten tehtävien automatisoimisessa makronauhoitin on usein nopein tapa toteuttaa asia. Samoin jonkin yksittäisen koodin toiminnan opettelussa on usein makronauhoittimestakin hyötyä.

Kuitenkin, kun pyritään ottamaan kunnolla haltuun VBA-ohjelmoinnista saatava hyöty ja teho, on syytä heti alusta alkaen totutella toisenlaiseen lähestymiskulmaan omien toimintosarjojen suunnittelussa ja laatimisessa. Tässä asiassa autan mielelläni, ota rohkeasti yhteyttä, niin jutellaan lisää.

Ja Sokerina Pohjalla:
Kun sovit yhteistyöstä kanssani, voit keskittää aikasi tarkasti vain niihin asioihin, joista oikeasti on hyötyä omalle liiketoiminnallesi. Mitään ylimääräistä sinun ei tarvitse opetella.